Vetofix FAQ

Vetofix ist eine Praxissoftware für Tierärztinnen und Tierärzte, die Hausbesuche durchführen. Sie unterstützt den Ablauf eines Hausbesuchs von der Planung über die Dokumentation bis zur Abrechnung. Vetofix läuft nativ auf Android, iPhone, iPad, macOS und Windows. Unter Linux und ChromeOS sowie in modernen Browsern ist Vetofix als Web-App im Browser nutzbar. Die Anwendung ist bewusst schlank gehalten und auf den mobilen Alltag zugeschnitten, statt Funktionen einer stationären Klinik nachzubilden. Sie befindet sich aktuell in der Erprobung mit einzelnen Praxen. Der Fokus liegt derzeit auf dem deutschen Markt, eine Erweiterung auf weitere Länder im DACH-Raum ist für eine spätere Phase vorgesehen.

Vetofix richtet sich an Tierärztinnen und Tierärzte, deren Arbeit überwiegend oder ausschliesslich beim Halter vor Ort stattfindet, etwa bei Hund und Katze zu Hause oder im Stall. Es unterstützt Einzelpraxen und kleine Praxen, die mobil unterwegs sind und Dokumentation sowie Abrechnung direkt am Patienten statt erst später am Praxisrechner erledigen möchten. Für eine stationäre Klinik mit Empfang und Wartezimmer ist es nicht das passende Werkzeug. Auch wer als Einzelpraxis mehrere Adressen an einem Tag anfährt, findet in Vetofix ein Werkzeug, das genau diesen wiederkehrenden Ablauf abbildet.

Für Tierärztinnen und Tierärzte, die überwiegend beim Halter vor Ort arbeiten, ist Vetofix gezielt gebaut: eine Praxissoftware für den Hausbesuch, die offline-first arbeitet. Behandlungen, Leistungen nach GOT, Material- und Arzneimittelverbrauch sowie Wegegeld lassen sich direkt beim Patienten erfassen, auch ohne Internetverbindung. Das Rechnungs-PDF entsteht auf dem Gerät auch ohne Verbindung, solange die Rechnung eine Nummer trägt und noch nicht übertragen ist; für eine bereits übertragene Rechnung lädt Vetofix den Stand vom Server, dafür braucht es eine Verbindung. Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen und Mahnschreiben werden nur mit Verbindung ausgestellt. Welche Software am besten passt, hängt von der eigenen Praxis ab; für stationäre Kliniken mit Empfang und Wartezimmer ist Vetofix bewusst nicht gedacht.

Vetofix speichert Behandlungsdaten, erfasste GOT-Leistungen, Verbrauch und Fahrtkosten zuerst lokal auf dem Gerät. Die Rechnung lässt sich so vor Ort vorbereiten, unabhängig davon, ob gerade eine Verbindung besteht. Sobald das Gerät wieder online ist, gleicht Vetofix die Daten automatisch im Hintergrund mit dem Server ab. Bricht die Verbindung dabei ab, geht nichts verloren, weil jede Änderung zuerst lokal gespeichert wird. Vetofix unterstützt beim Erfassen der Positionen; die fachliche und rechtliche Verantwortung für die Abrechnung bleibt bei der Praxis.

Vetofix ist von Anfang an für die mobile Fahrpraxis gebaut statt für den Praxisrechner am Empfang. Dokumentation, GOT-Leistungen, Wegegeld und Rechnungsvorbereitung entstehen direkt beim Patienten auf dem Telefon, Tablet oder Laptop, auch ohne Netz. Was vor Ort erfasst ist, muss abends nicht noch einmal am Schreibtisch übertragen werden. Daneben gibt es Termine, Offene Posten mit Mahnwesen, ein verteiltes Lager und Rollen für mehrere Mitarbeitende.

Nein. Vetofix ist bewusst auf den mobilen Hausbesuch zugeschnitten und bildet keine Funktionen für den stationären Klinikbetrieb ab, etwa mehrere gleichzeitig genutzte Behandlungsräume oder eine Wartezimmerverwaltung. Eine Klinik mit Empfang und stationärer Aufnahme ist mit einer dafür gebauten Kliniksoftware besser bedient. Diese Beschränkung ist eine bewusste Entscheidung, damit die Anwendung für den mobilen Ablauf schlank und übersichtlich bleibt, statt beide Einsatzbereiche nur mittelmässig abzudecken. Eine Software, die beides gleich gut können soll, macht am Ende erfahrungsgemäss beides nur mittelmässig.

Ja. Vetofix legt die Dokumentation zuerst auf dem Gerät selbst ab, nicht zuerst auf einem Server. Termin, Behandlung, Foto und Notiz lassen sich direkt am Patienten erfassen und stehen sofort zur Verfügung, unabhängig davon, ob gerade eine Verbindung besteht. Sobald das Gerät wieder online ist, gleicht Vetofix die Daten im Hintergrund ab. Bricht die Verbindung während der Übertragung ab, geht dabei nichts verloren, weil jede Änderung zuerst lokal gespeichert und erst danach zur Übertragung vorgemerkt wird. Auch Fotos werden direkt am Patienten aufgenommen und lokal abgelegt; die Übertragung zum Server folgt separat und automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht, sodass eine schwache Netzabdeckung mitten im Hausbesuch die Arbeit nicht unterbricht.

Vetofix unterstützt den gesamten Ablauf eines Hausbesuchs an einem Ort: Termin und Adresse planen, Behandlung samt Foto und Notiz direkt am Patienten dokumentieren und im Anschluss die Abrechnung vorbereiten. Dadurch muss weniger nachträglich am Praxisrechner nacherfasst werden. Die Anwendung läuft nativ auf Android, iPhone, iPad, macOS und Windows. Unter Linux und ChromeOS sowie in modernen Browsern ist sie als Web-App im Browser nutzbar, jeweils mit denselben Daten, sodass sich die Dokumentation unabhängig vom verwendeten Gerät fortsetzen lässt. Wer an einem Tag mehrere Adressen anfährt, kann so zwischen zwei Terminen kurz abschliessen, statt Notizen zu sammeln und erst abends gesammelt zu übertragen.

Ja. Jede Praxis kann für die einzelnen Befundabschnitte eigene Textbausteine und Sprachvarianten anlegen und verwalten. Sie lassen sich direkt im Befund einfügen, stehen auch im Offline-Arbeitsablauf zur Verfügung und bleiben nach dem Einfügen frei bearbeitbar.

Du musst nicht bei null anfangen. Je neuer Praxis liegen fünf Vorlagen als Vorschläge bereit: Allgemeinuntersuchung Hund/Katze, Impfung Hund/Katze, Allgemeinuntersuchung Pferd, Lahmheitsuntersuchung Pferd und Bestandsbesuch Rind/kleine Wiederkäuer. Es sind Vorschläge zum Anpassen: Du kannst sie ändern oder löschen und eigene Vorlagen anlegen. Je Vorlage legst du fest, welche Abschnitte der Befund zeigt und welche Pflicht sind. Wer die Vorschläge später braucht, fügt sie in den Einstellungen mit „Mitgelieferte Vorlagen hinzufügen“ hinzu. Die Vorlagen sind keine fachliche Empfehlung; welche Abschnitte und Angaben ein Befund braucht, entscheidet die Praxis. Mehr: https://vetofix.com/facts/vetofix/

Ja. Befundabschnitte lassen sich diktieren. Der erkannte Text erscheint als Vorschlag, bleibt bearbeitbar und wird erst nach deiner Bestätigung in den Befund übernommen. Vetofix speichert keine Audioaufnahme. Die Spracherkennung übernimmt das Betriebssystem bzw. der Browser, sie erkennt Deutsch und ist nicht auf jedem Gerät verfügbar. Was dabei mit den Daten geschieht, steht in der Datenschutzerklärung: https://vetofix.com/datenschutz.html

Ja. Vetofix gleicht Termine mit Kalendern ab, die den Standard CalDAV unterstützen, zum Beispiel Nextcloud. Hausbesuche aus Vetofix erscheinen im Praxiskalender, und dort eingetragene Termine sind in Vetofix als belegt sichtbar. Änderungen unterwegs ohne Netz werden gespeichert und abgeglichen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Welche Angaben im externen Kalender stehen, legt die Praxis selbst fest; voreingestellt sind nur „Hausbesuch“ und der Ort, keine Tier- oder Halterdaten.

Ja, als Abo-Link. Jeder Benutzer kann in Vetofix einen persönlichen Link (eine iCalendar-Adresse) erzeugen und ihn in einem Kalenderprogramm abonnieren, das abonnierbare Kalender unterstützt, zum Beispiel Nextcloud. Das Abo ist nur lesend: Termine lassen sich dort weder ändern noch anlegen. Wie schnell Änderungen erscheinen, hängt vom Kalenderprogramm ab; sie kommen mit Verzögerung an. Der Link zeigt nur Termine, die der Benutzer in Vetofix sehen darf, und welche Angaben im Titel stehen, legt die Praxis fest; voreingestellt sind nur „Hausbesuch“ und der Ort. Wer den Link kennt, sieht diese Termine; deshalb lässt er sich jederzeit widerrufen.

Ja. Einen Behandlungsfall legst du im Besuch an, etwa „Lahmheit vorne links“, und ordnest ihm weitere Besuche desselben Tieres zu. Ein Besuch kann zu mehreren Fällen gehören. In der Tierakte siehst du je Fall seine Besuche als Verlauf; einen Fall schließt du ab oder öffnest ihn wieder. Das geht auch ohne Netz.

Ja. Du wiederholst einen Termin täglich, wöchentlich, alle n Wochen, monatlich oder jährlich, mit Ende nach Anzahl oder Datum. Eine Serie hat höchstens 104 Termine und reicht höchstens zwei Jahre. Vetofix legt jeden Termin der Serie einzeln an, auch ohne Netz, sodass jeder Termin seinen eigenen Besuch und seine eigene Rechnung bekommt. Verschieben und Absagen gelten für diesen Termin oder für diesen und alle folgenden; vergangene und besuchte Termine bleiben unverändert. Eine Serie lässt sich verlängern. Im verbundenen Kalender und im Kalender-Abo erscheinen die Termine einzeln. Ein Beispiel aus dem Stall: https://vetofix.com/fuer/pferd-stall/

Vetofix unterstützt beim Erfassen von Leistungspositionen nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT), einschliesslich Steigerungsfaktor. Die Anwendung hilft dabei, Positionen strukturiert festzuhalten und für die Rechnung vorzubereiten. Die fachliche Verantwortung für die korrekte Anwendung der GOT, die Wahl der Positionen und des Faktors bleibt bei der behandelnden Tierarztpraxis. Vetofix trifft dabei keine eigenständige fachliche Bewertung und ersetzt keine Prüfung durch die Praxis selbst. Der hinterlegte Leistungskatalog ist versioniert, sodass sich später nachvollziehen lässt, gegen welchen Stand eine Rechnung erstellt wurde.

Ja, Vetofix kann Wegegeld als eigenen Posten neben den GOT-Leistungen erfassen, statt es in einer Pauschale zu verstecken. Die Anwendung unterstützt dabei, den Betrag konsistent auf der Rechnung auszuweisen. Wie in jedem Fall der Abrechnung bleibt die fachliche und rechnerische Verantwortung für die Höhe des Wegegelds und dessen Anwendbarkeit im Einzelfall bei der behandelnden Tierarztpraxis, Vetofix übernimmt hierfür keine eigene Prüfung. Das Wegegeld legen Sie im Rechnungsentwurf als eigenen Posten an. Als Vorschlag für die Strecke (in Doppelkilometern) übernimmt Vetofix die am Besuch erfasste Strecke oder, bei einem Termin mit mehreren Orten, die Summe der Teilstrecken; ob und wie die Rückfahrt zählt, legt die Praxis fest. Sie können die Strecke im Dialog ändern, die Hand-Eingabe bleibt massgeblich. Was ein Doppelkilometer ist, stellt die Praxis einmal ein: die einfache Entfernung zum Halter (Hin- und Rückweg zusammen zählen als ein Doppelkilometer) oder der gefahrene Kilometer hin und zurück; die GOT erklärt es nicht. Vetofix berechnet den Betrag nach einem hinterlegten, änderbaren Satz. Je Rechnung gibt es genau einen Wegegeld-Posten. Besucht die Praxis auf einer Fahrt mehrere Tierhalter, kann sie die Termine in „Heute“ zu einer Fahrt zusammenfassen; ist in den Praxisdaten das anteilige Wegegeld eingeschaltet (zunächst ausgeschaltet), bekommt jede Rechnung ihren Anteil. Wie aufgeteilt wird (gleich je Tierhalter, nach Zahl der Tiere, nach Strecke oder von Hand) und ob der Mindestbetrag je Fahrt oder je Tierhalter gilt, legt die Praxis fest; Vetofix rechnet nur danach und entscheidet nicht, was die GOT verlangt. Ausgestellte Anteile bleiben unverändert.

Ja. Vetofix hilft dabei, direkt im Anschluss an die Behandlung, noch beim Halter vor Ort, eine Rechnung aus den erfassten Leistungen und dem Wegegeld vorzubereiten. Dadurch lässt sich die Zahlung schon beim Hausbesuch anfordern, statt ihr später hinterherlaufen zu müssen. Eine einmal ausgestellte Rechnung bleibt unveränderlich; Korrekturen laufen über eine gesonderte Korrektur- oder Stornorechnung, nicht über ein nachträgliches Bearbeiten des Originals. Damit lässt sich jede Rechnung im Nachhinein eindeutig nachvollziehen, auch wenn sich Leistungen oder Preise später ändern sollten.

Du legst die Mahnstufen deiner Praxis selbst fest, vorgegeben sind eine Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen. Je Stufe bestimmst du Zeitabstand, neue Zahlungsfrist, eine optionale Gebühr und ob Verzugszinsen berechnet werden. Vetofix schlägt vor, welche Rechnungen für welche Stufe fällig sind, und erstellt je Halter ein Mahnschreiben über mehrere offene Posten als PDF. Verzugszinsen werden nach § 288 BGB berechnet, bei gewerblichen Kunden mit höherem Zinssatz und der gesetzlichen Pauschale.

Ja. Zahlungen erfasst du mit Datum, Betrag und Zahlungsweg direkt an der Rechnung, auch ohne Netz. Eine Zahlung kann einen Teil einer Rechnung oder mehrere Rechnungen auf einmal begleichen. Die Liste der offenen Posten zeigt je Halter, was noch offen, teilbezahlt, überfällig oder gemahnt ist, und lässt sich als CSV exportieren. Korrekturen laufen über eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung mit eigener Nummer.

Ja, in der Umsatzstatistik. Sie zeigt den Umsatz je Monat (netto und brutto, Zahl der Rechnungen), davon Wegegeld, und die offenen Posten am Monatsende. Dazu kommen Toplisten je Leistung, Artikel und Halter für einen frei wählbaren Zeitraum, jeweils mit CSV-Ausgabe. Stornorechnungen und Korrekturen mindern den Umsatz in dem Monat, in dem sie ausgestellt wurden. Die Statistik liest nur, braucht eine Verbindung und ist nur mit dem Recht „Statistik ansehen“ sichtbar; nach der Vorgabe haben es Inhaber und Büro. Sie ersetzt keine Buchführung und keine Auswertung durch die Steuerberatung. Mehr: https://vetofix.com/zahlungen-abrechnung/

Vetofix erzeugt für einen frei wählbaren Zeitraum eine Datei im DATEV-Format (Buchungsstapel, CSV) aus den ausgestellten Belegen, mit den Zahlungseingängen, wenn die Offenen Posten eingeschaltet sind. Du gibst die Datei deiner Steuerberatung weiter, die sie einspielt; Vetofix sendet nichts an DATEV. Schon exportierte Posten lässt Vetofix beim nächsten Export aus, es sei denn, du schließt sie ausdrücklich wieder ein. Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen und den Beginn des Wirtschaftsjahres trägst du in den Praxisdaten ein, am besten nach Rücksprache mit der Steuerberatung. Die Kontenzuordnung sollte die Steuerberatung prüfen; ob ihr Programm die Datei annimmt, klärt die Praxis vorab mit ihr, ein Import in DATEV-Programme ist von uns noch nicht geprüft. Der Export geht nur mit Verbindung zum Server. Mehr: https://vetofix.com/integrationen/

Vetofix kennt feste Rollen für Inhaber, Tierarzt, Tiermedizinische Fachangestellte und Büro; eigene Rollen lassen sich je Praxis zusätzlich anlegen. Die Berechtigungen regeln zum Beispiel, wer Rechnungen korrigieren oder stornieren, Praxisdaten ändern, mahnen oder Betäubungsmittel buchen darf. Weitere Benutzer lädt der Inhaber per Link mit E-Mail-Adresse und Rolle ein; die Person legt Konto und Passwort selbst an, der Link gilt sieben Tage und nur einmal.

Ja. Mehrere Geräte und mehrere Tierärzte einer Praxis können parallel arbeiten; die Synchronisierung läuft im Hintergrund, ein manueller Abgleich ist nicht nötig. Wurde derselbe Datensatz auf zwei Geräten geändert, führt Vetofix unterschiedliche Felder automatisch zusammen. Nur wenn dasselbe Feld verschieden geändert wurde, zeigt die Konfliktliste beide Fassungen zum Vergleich, und die Praxis entscheidet, welche gilt.

Was bereits übertragen ist, liegt auf dem Server und wird beim Anmelden auf einem neuen Gerät geladen. Was nur auf dem Gerät liegt, zum Beispiel ein noch nicht übertragenes Foto, geht mit dem Gerät verloren; Vetofix zeigt den Übertragungsstand und warnt beim Löschen eines Fotos, das nur auf dem Gerät liegt. Zusätzlich kann der Inhaber jederzeit eine verschlüsselte Sicherung aller Praxisdaten herunterladen (Stammdaten, Besuche, Rechnungen, Bestand und Anhänge), entweder mit dem Schlüssel von Vetofix oder mit einem eigenen Passwort. Geht das eigene Passwort verloren, ist die Sicherung auch für uns nicht mehr lesbar. Die Wiederherstellung aus einer Sicherungsdatei gibt es im Browser; sie setzt die ganze Praxis auf den Stand der Sicherung zurück. Für Auskunftsersuchen lassen sich außerdem alle Daten eines Halters exportieren. Bewahre die Sicherungsdatei an einem sicheren Ort außerhalb des Geräts auf. Mehr: https://vetofix.com/integrationen/

Beim ersten Anmelden auf einem Gerät lädt Vetofix die Praxisdaten auf das Gerät und zeigt den Fortschritt. Bei vielen Rechnungen kann das einige Minuten dauern. Bricht die Verbindung ab, bleibt das Geladene erhalten, und beim Wiederholen geht es dort weiter; du kannst auch später weitermachen und die App jetzt öffnen, dann fehlen noch ältere Daten. Danach arbeitest du auch ohne Netz damit. Wer von einer anderen Praxissoftware umsteigt, stimmt die Datenübernahme persönlich ab, siehe „Werden meine Altdaten bei einem Umstieg übernommen?“.

Ja. Die Rechnung lässt sich noch beim Halter ausstellen; die Zahlung wird dann per Zahlungslink angefordert (über das eigene Stripe-Konto der Praxis); ohne Stripe vermerkt die Praxis eine Überweisung von Hand. Die Anbindung ist gegen nachgebildete Stripe-Antworten getestet; ein Probelauf mit einem echten Stripe-Konto steht noch aus. So müssen offene Beträge nicht nachträglich eingefordert werden. Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an den Halter oder lässt sich über das Gerät teilen.

Vetofix führt Bestände getrennt für die Praxis, einzelne Tierärztinnen und Tierärzte sowie Fahrzeuge. So behält jedes mobile Teammitglied den eigenen Bestand im Blick, während auch dauerhaft im Fahrzeug gelagertes Material eindeutig zugeordnet bleibt. Medikamente und Materialien lassen sich zwischen den Lagerorten umbuchen. Chargen, Lieferanten, Mindestbestände, Verbrauch und Inventuren sind zentral nachvollziehbar.

Ja. Beim Umstieg von der bisherigen Praxissoftware wird die Datenübernahme persönlich mit der Praxis abgestimmt. Vorab werden Format, Umfang und Qualität der vorhandenen Daten geprüft. Anschliessend können relevante Stamm- und Bestandsdaten passend in Vetofix übernommen werden. Der konkrete Umfang hängt vom bisherigen System und den verfügbaren Exportdaten ab.

Nein. Vetofix ist ein Dokumentations- und Abrechnungswerkzeug und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder tiermedizinische Beratung. Die Anwendung unterstützt beim Erfassen und Vorbereiten von Daten, trifft aber keine eigenständigen fachlichen Entscheidungen und übernimmt keine Verantwortung, die bei der behandelnden Praxis oder einer entsprechend qualifizierten Beratung liegt. Bei rechtlichen, steuerlichen oder medizinischen Fragen sollte immer eine dafür qualifizierte Stelle hinzugezogen werden. Das gilt auch für Diagnose und Therapie: Vetofix dokumentiert, was die behandelnde Praxis festhält, trifft aber selbst keine medizinische Einschätzung.

Ja. Vetofix steht in Deutschland kostenlos im App Store (https://apps.apple.com/de/app/vetofix/id6813499980, iPhone, iPad und Mac) und bei Google Play (https://play.google.com/store/apps/details?id=com.vetofix, Android) zum Herunterladen. Zum Arbeiten braucht es ein Praxiskonto, das sich in der App anlegen lässt. Der Fokus liegt derzeit auf Deutschland, eine Erweiterung auf den DACH-Raum ist für eine spätere Phase vorgesehen. Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb fliessen direkt in die Weiterentwicklung ein.

Lade die App im App Store oder bei Google Play und lege in der App ein Konto an („Konto anlegen“). In der Pilotphase werden Testdaten bei jeder Aktualisierung vollständig gelöscht, die Anwendung ist noch nicht für den produktiven Dauerbetrieb ohne Rücksprache gedacht. Bei Fragen oder für eine Rücksprache genügt eine kurze Nachricht mit Praxisgrösse und Schwerpunkt der Hausbesuche an info@vetofix.com.