Zahlungen und Abrechnung für Tierärzte im Hausbesuch

Vom Besuch zur bezahlten Rechnung, ohne Abendarbeit am Schreibtisch: GOT-Rechnung beim Halter, Zahlung per Link, offene Posten im Blick, Umsatzstatistik und der Export für die Steuerberatung.

Wie entsteht die Rechnung?

Direkt aus dem Besuch. Leistungen erfasst du als Positionen nach der Gebührenordnung für Tierärzte (GOT) mit Steigerungsfaktor, Medikamente und Wegegeld nach § 10 GOT kommen als eigene Posten dazu. Mehrere Tiere eines Halters in einem Termin lassen sich in einer Sammelrechnung mit einem gemeinsamen Wegegeld-Posten zusammenfassen. Besucht die Praxis auf einer Fahrt mehrere Tierhalter, kann sie die Termine zu einer Fahrt zusammenfassen; jede Rechnung bekommt dann ihren Anteil am Wegegeld, nach der Aufteilung, die die Praxis in den Praxisdaten festlegt (zunächst ausgeschaltet; Hintergrund im Ratgeber Mehrere Tierhalter auf einer Fahrt). Hat ein Halter mehrere Orte, etwa Wohnsitz und Stall, kann ein Ort auf Wunsch eine eigene Rechnungsadresse haben.

Einen Rabatt gibst du direkt auf die Rechnung; er wird vor der Steuer abgezogen. Praxisname, Anschrift und Steuernummer trägst du einmal in den Praxisdaten ein, sie stehen als Absender auf jeder Rechnung; Vetofix weist dort darauf hin, dass diese Angaben auf die Rechnung gehören (§ 14 UStG). Den Steuersatz hinterlegst du je Artikel.

Geht das auch ohne Netz?

Ja, bis zum PDF. Rechnungsentwurf und Positionen entstehen auch ohne Verbindung. Das PDF einer noch nicht übertragenen Rechnung entsteht auf dem Gerät, sobald das Gerät ihr eine Rechnungsnummer gegeben hat; dafür muss es mit dem Praxiskonto einmal online gewesen sein. Korrekturrechnungen, Stornorechnungen und Mahnschreiben stellt Vetofix nur mit Verbindung aus.

Wie bezahlt der Halter?

Beim Hausbesuch per Link, sonst per Überweisung:

• Zahlungslink: Vetofix legt zur Rechnung einen Zahlungslink über das eigene Stripe-Konto der Praxis an. Der Halter zahlt bei Stripe, das Geld geht direkt auf das Konto der Praxis. Meldet Stripe die Zahlung, bucht Vetofix sie auf die Rechnung.
• Überweisung: Die Praxis vermerkt den Zahlungseingang von Hand, auch als Teilzahlung.

Vetofix nimmt selbst kein Geld entgegen. An Stripe gehen nur Betrag, Währung, Rechnungsnummer und zwei interne Kennungen, keine Namen und keine Angaben zu Tier oder Behandlung. Wer was einrichtet, steht unter Integrationen.

Wie behalte ich offene Rechnungen im Blick?

In den offenen Posten: Welche Rechnung ist noch offen, teilweise oder ganz bezahlt, welche ist überfällig. Zahlungen über Stripe erscheinen dort von selbst, Teilzahlungen werden verrechnet. Die Rechnungsliste filterst du nach Status und Zeitraum und durchsuchst sie nach Nummer, Halter oder Tier.

Wie funktioniert das Mahnwesen?

Du legst Mahnstufen, Fristen und Gebühren selbst fest. Vetofix schlägt vor, welche Rechnungen für welche Stufe fällig sind, und erstellt je Halter ein Mahnschreiben über mehrere offene Posten als PDF. Verzugszinsen berechnet Vetofix auf Wunsch nach § 288 BGB, bei gewerblichen Kunden mit dem höheren Zinssatz und der gesetzlichen Pauschale. Wer mahnen darf, legt die Praxis über Rollen fest. Verzug, Zinsen und Mahnverfahren erklärt der Ratgeber Mahnung und Zahlungsverzug.

Was passiert bei einem Fehler in der Rechnung?

Eine ausgestellte Rechnung bleibt unverändert. Änderungen laufen über eine Korrekturrechnung, eine Rechnung zurücknehmen geht über eine Stornorechnung; beide verweisen auf die ursprüngliche Rechnung. Wer korrigieren oder stornieren darf, legt die Praxis über Rollen fest.

Wie kommen die Zahlen zur Steuerberatung?

Über einen Export für einen frei wählbaren Zeitraum: Die ausgestellten Rechnungen, mit den Zahlungseingängen, wenn die offenen Posten eingeschaltet sind, als Datei im DATEV-Format (Buchungsstapel). Du gibst die Datei deiner Steuerberatung, die sie einspielt; die Kontenzuordnung sollte die Steuerberatung prüfen. Rechnung und Mahnschreiben schickst du als PDF per E-Mail an den Halter oder teilst sie über das Gerät.

Wo sehe ich den Umsatz?

In der Umsatzstatistik: Umsatz je Monat (netto und brutto, Zahl der Rechnungen, davon Wegegeld, offene Posten am Monatsende) und Toplisten je Leistung, Artikel und Halter für einen frei wählbaren Zeitraum, jeweils mit CSV-Ausgabe. Stornorechnungen und Korrekturen mindern den Umsatz in dem Monat, in dem sie ausgestellt wurden. Die Statistik liest nur, braucht eine Verbindung und ist nur mit dem Recht „Statistik ansehen“ sichtbar; nach der Vorgabe haben es Inhaber und Büro. Sie ersetzt keine Buchführung und keine Auswertung durch die Steuerberatung.

Was Vetofix bei der Abrechnung nicht kann

• Keine Kasse: Vetofix erfasst keine Barzahlungen und hat keine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach der Kassensicherungsverordnung. Wer bar kassiert, zeichnet die Bareinnahmen außerhalb von Vetofix auf; wie, klärt die Praxis mit ihrer Steuerberatung.
• Keine elektronische Rechnung nach ZUGFeRD oder EN 16931, sondern eine PDF-Rechnung.
• Kein eigener Zahlungsdienst: Zahlungslinks gibt es nur mit einem eigenen Stripe-Konto der Praxis. Ein Probelauf mit einem echten Stripe-Konto steht noch aus.
• Keine Prüfung der GOT: Vetofix hilft beim Erfassen, die fachliche Verantwortung für Faktor und Positionen bleibt bei der Praxis.

App laden und ausprobieren

Vetofix gibt es kostenlos im App Store und bei Google Play. Das Praxiskonto lässt sich in der App anlegen; bei Fragen genügt eine formlose E-Mail.

Diese Seite beschreibt Funktionen von Vetofix und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Weiterführend: GOT im Hausbesuch: Überblick, GOT-Steigerungsfaktor, Checkliste: Tierarztsoftware auswählen, FAQ, Faktenseite.