Dokumentation und Aufbewahrung in der mobilen Tierarztpraxis: belegte und offene Fristen

Letzte Aktualisierung: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt: Belegt sind fünf Jahre für die Nachweise einer tierärztlichen Hausapotheke und für die Ergebnisse der Jahresinventur, und drei Jahre ab der letzten Eintragung für den Betäubungsmittelnachweis. Für Rechnungen und für die Patientenakte nennen wir hier keine Frist, weil wir sie nicht aus einer geprüften Quelle belegen können. Das ist offen und gehört in die Hände der Steuerberatung beziehungsweise Kammer.

Was muss in der Hausapotheke nachgewiesen werden?

Nachweispflichtig sind verschreibungspflichtige und apothekenpflichtige Tierarzneimittel, veterinärmedizintechnische Produkte und Humanarzneimittel (§ 15 Abs. 1 TÄHAV). Abgabe- und Anwendungsnachweise dürfen Praxistagebuch oder Patientenkartei sein, Erwerbsnachweise eine geordnete Belegsammlung (§ 15 Abs. 4). Wer eine Hausapotheke betreibt, muss außerdem mindestens einmal jährlich eine Inventur durchführen: gebuchte Ein- und Ausgänge mit dem Bestand abgleichen und Abweichungen dokumentieren (Art. 103 der Verordnung (EU) 2019/6, ausgelegt unter anderem vom Landeslabor Schleswig-Holstein).

Dürfen Nachweise elektronisch geführt werden?

Ja, wenn die Daten über die ganze Aufbewahrungsfrist lesbar und unveränderlich, übersichtlich, zeitlich geordnet und der Behörde auf Verlangen vorlegbar sind (§ 16 Abs. 1 TÄHAV). Ob eine bestimmte Software diese Anforderungen im Einzelfall erfüllt, prüft die Praxis selbst.

Welche Fristen sind belegt, welche offen?

Aufbewahrungsfristen in der mobilen Tierarztpraxis, Stand 14. Oktober 2026
Unterlage	Frist	Grundlage
Erwerbs-, Abgabe- und Anwendungsnachweise der Hausapotheke	5 Jahre	§ 16 Abs. 2 TÄHAV, Art. 103 Abs. 5 VO (EU) 2019/6
Ergebnisse der Jahresinventur	5 Jahre	Art. 103 Abs. 5 VO (EU) 2019/6
Betäubungsmittel-Nachweis	3 Jahre ab letzter Eintragung	§ 13 BtMVV
Rechnungen und Buchungsbelege	offen	steuerrechtliche Fristen; hier nicht aus geprüfter Quelle belegt, mit Steuerberatung klären
Patientenakte / Behandlungsdokumentation	offen	hier nicht aus geprüfter Quelle belegt, bei der zuständigen Tierärztekammer erfragen

Für gelöschte Konten nennt die Datenschutzerklärung bei Rechnungen die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abgabenordnung. Ob und wie sie für die eigene Praxis gilt, ist damit nicht beantwortet.

Was bedeutet das für den Hausbesuch?

Die Nachweise entstehen dort, wo behandelt wird: im Stall, im Wohnzimmer, im Fahrzeug. Je später sie rekonstruiert werden, desto lückenhafter werden sie. Das spricht für Erfassung am Patienten, auch ohne Netz (siehe Offline-Dokumentation beim Hausbesuch). Für das Mitführen im Fahrzeug gelten zusätzlich eigene Vorgaben, die unter Hof & Weide kurz beschrieben sind.

Was liefert Vetofix dazu, und was nicht?

Behandlung, Notizen, Fotos und Leistungen werden im Besuch auf dem Gerät gespeichert und bei Verbindung übertragen.
Für die Hausapotheke gibt es ein Buchungsjournal mit Zu- und Abgängen, einen Soll-Bestand je Arzneimittel, die Jahresinventur als Soll-Ist-Abgleich und einen Nachweis je Arzneimittel als CSV-Export.
Eine ausgestellte Rechnung bleibt unveränderlich; Korrekturen laufen über Korrektur- oder Stornorechnung mit eigener Nummer.
Nicht enthalten: ein BtM-Buch und die Antibiotika-Meldung. Offline-Fähigkeit ersetzt keine Datensicherung.
Pilotphase: Testdaten werden bei Aktualisierungen derzeit noch vollständig gelöscht. Solange das gilt, sollte Vetofix nicht die einzige Ablage für Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist sein.

Quellen

Verordnung über tierärztliche Hausapotheken (TÄHAV), Fassung ab 1. Januar 2025: § 15, § 16. Verordnung (EU) 2019/6, Art. 103. Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV), § 13. Landeslabor Schleswig-Holstein, Merkblatt MB-05-24 (Dokumentationspflichten in der tierärztlichen Hausapotheke).

Weiterführend

Diese Seite ist eine allgemeine Produktbeschreibung und ersetzt keine rechtliche, steuerliche oder tiermedizinische Beratung. Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Praxis.